Preciso checar os meus e-mails!
Qual é a primeira coisa que você faz quando chega ao trabalho pela manhã?
Provavelmente você liga o computador, checa os seus e-mails ou escuta o correio de voz do seu telefone.
Se pensarmos bem, isso tem se tornado um processo automático em nosso dia a dia no trabalho. Porém, de acordo com Ron Friedman, autor do livro que será lançado em Dezembro deste ano: The Best Place to Work: The Art and Science of Creating an Extraordinary Workplace (O melhor lugar para trabalhar: a arte e a ciência de criar um local de trabalho extraordinário), estas ações são as piores formas de iniciar o dia. Para ele, essas atividades sequestram o nosso foco e nos colocam em modo reativo, onde as prioridades de outras pessoas se tornam o centro das atenções.
Ele então sugere começar o dia com uma breve sessão de planejamento, perguntando a si mesmo pela manhã: "o dia será longo e eu pretendo sair daqui hoje com uma boa sensação de realização. O que eu preciso fazer?"
Este exercício é eficaz e ajuda as pessoas a distinguirem entre tarefas que simplesmente “parecem” urgentes daquelas que são verdadeiramente importantes.
Ao realizar este planejamento, comece com curtas frases de ação: “visitar o cliente”; “elaborar o relatório de vendas”; “checar e-mails”; “ligar para o fornecedor”; “agendar a reunião com o gerente”; “terminar a planilha”.
Estudos mostram que quando se trata de objetivos, quanto mais específico você for sobre o que está tentando alcançar, maiores serão as suas chances de sucesso. Tendo cada etapa mapeada com antecedência também irá minimizar a famosa procrastinação que tanto ocorre no final do dia.
Com esta lista pronta, o autor sugere uma priorização das atividades. Procure, sempre que possível, começar o dia com tarefas que exigem foco e o máximo de energia mental. Pesquisas indicam que as pessoas têm menos força de vontade ao longo do dia.
Todo esse exercício de planejamento pode levar menos de 10 minutos, mas é uma prática que rende dividendos significativos ao longo do dia, pois o profissional antecipa decisões importantes no momento em que a mente está fresca e começa a perceber que ter uma lista de ações concretas (em vez de uma ampla lista de objetivos) é especialmente valiosa no final do dia, quando a fadiga compromete o pensamento complexo.
Pensar como um Chef é um bom exemplo de como funciona este planejamento sugerido por Friedman. Sempre antes de iniciar um trabalho, dedicando toda atenção à execução, um Chef separa e organiza todos os seus ingredientes – isso facilita, objetiva e agiliza as suas atividades.
Ao identificar, organizar e clarificar as atividades que precisamos realizar, nos tornamos mais confiantes de que o nosso dia será produtivo, pelo simples fato de sabermos exatamente o que fazer para atingir os nossos objetivos.
Claro que nem sempre o cenário funciona da forma esperada. Tarefas urgentes (que não foram planejadas) existem em todos os lugares e em diversos momentos do dia, mas elas não podem dominar as 8 horas de trabalho. Se isso está acontecendo, alguma coisa está errada.
Em muitos momentos do dia, as coisas se tornaram urgentes porque não foram feitas em tempo hábil. Um bom planejamento é fundamental para resolver questões como esta.
A matéria completa sobre o tema pode ser encontrada no link: http://blogs.hbr.org/2014/06/how-to-spend-the-first-10-minutes-of-your-day/
